Положение об отделе

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ  ОБЩЕМ  ОТДЕЛЕ

КЛИНЦОВСКОЙ ГОРОДСКОЙ АДМИНИСТРАЦИИ

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Общий отдел Клинцовской городской администрации является структурным подразделением Клинцовской городской администрации.

1.2. В своей работе Общий отдел руководствуется: Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Брянской области, Уставом муниципального образования городской округ «город Клинцы Брянской области», муниципальными правовыми актами города Клинцы, Положением о Клинцовской городской администрации, Федеральным Законом от 02.05.2006г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Регламентом работы с обращениями граждан в  Клинцовской  городской  администрации, ГОСТ Р 6.30 - 2003; Инструкцией по делопроизводству, настоящим Положением.

1.3. Положение об Общем отделе, структура и штатное расписание отдела утверждается Главой Клинцовской городской администрации в установленном  порядке.

1.4. Работой Общего отдела руководит управляющий делами Клинцовской городской администрации, начальник Общего отдела, который подчиняется  Главе  Клинцовской  городской  администрации.

1.5. Структура  отдела:

1) Ведущий специалист – ответствечает за работу с документами администрации постоянного срока хранения;

       2)  Ведущий специалист – ответствечает за работу в приемной Главы администрации;

       3)  Специалист – отвечает за работу в приемной первого заместителя Главы администрации и заместителя Главы администрации по вопросам ЖКХ, строительства и энергетики;

       4)  Старший инспектор – отвечает за работу с обращениями граждан, документооборот;

      5) Делопроизводитель – отвечает за делопроизводство, документооборот.

       1.6. Все работники отдела назначаются и освобождаются от должности распоряжением Главы  Клинцовской  городской  администрации.

      1.7. Общий  отдел не является юридическим лицом и  находится на бюджетном   финансировании.   Финансовое,   материально  –      техническое обеспечение деятельности отдела осуществляется Клинцовской городской администрацией.

       1.8. Деятельность Общего отдела строится в тесном взаимодействии с органами и структурными подразделениями Клинцовской городской администрации.

       1.9. Общий отдел имеет следующие печати и штампы Клинцовской городской администрации, работники отдела несут персональную ответственность за  их правильное использование.

Управляющий  делами администрации, начальник Общего отдела:

        - гербовая мастичная печать Клинцовской городской администрации –  1 (одна) шт.;

       -  круглая мастичная печать « Протокольная часть» - 1 (одна) шт.;

        -  угловой мастичный штамп  «Клинцовская  городская  администрация (дата; исх. №)»  - 1 (одна) шт.;

       - мастичный штамп «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью» - 1 (одна) шт.;

     В канцелярии отдела:

       -  круглая мастичная печать «Общий отдел» - 1 шт.;

        - угловой мастичный штамп «Клинцовская  городская  администрация (дата; исх. №)» - 1 (одна) шт.;

        - мастичный штамп «Клинцовская  городская  администрация (дата; вход. №)»  – 2(две) шт.

2. ЗАДАЧИ  ОБЩЕГО ОТДЕЛА

2.1. Обеспечение единого порядка  организации работы с документами в Клинцовской городской администрации.

2.2. Организация системы учета и прохождения документов, контроль их  исполнения, подготовка документов для передачи в архив.

2.3. Организация  работы с устными и письменными обращениями граждан в Клинцовскую городскую администрацию. Осуществление Централизованного учета, классификации обращений граждан.

2.4. Разработка нормативных и методических документов по совершенствованию делопроизводства в администрации, внедрение прогрессивных технологий документационного обеспечения на базе применения организационной техники.

2.5. Методическое руководство работой по ведению делопроизводства в соответствии с действующим законодательством;

2.6. Подготовка предложений по совершенствованию муниципальных правовых актов по вопросам делопроизводства, документирования.

2.7. Организация централизованного автоматизированного учета документов, поступающих в Клинцовскую городскую администрацию.

3. ФУНКЦИИ  ОБЩЕГО  ОТДЕЛА

В соответствии с возложенными задачами Общий отдел осуществляет следующие функции:

3.1. Прием входящей корреспонденции, её предварительное рассмотрение, регистрацию и передачу руководству администрации для принятия решения; 

3.2. Осуществление контроля, за правильностью оформления, представляемых на рассмотрение и подпись руководством документов;

3.3.  Контроль, за соблюдением сроков исполнения поступивших в администрацию документов из вышестоящих организаций, служебной переписки;

3.4.  Своевременное рассмотрение обращений граждан, организация приема  руководителями администрации, прием в отделах и службах администрации;

3.5.  Оказание помощи в работе отделов администрации, предприятий, учреждений и организаций города по работе с обращениями граждан;

3.6.  Систематический анализ работы со служебными документами и доклад Главе администрации  и  заместителям Главы администрации о состоянии  этой  работы;

3.7.  Регистрация, оформление, учет и хранение в течении установленного  срока документов администрации, передача документов на хранение в архив в соответствии с действующим законодательством. Учет, хранение законченных делопроизводством дел и документов администрации;

3.8. Разработка проектов постановлений и распоряжений Клинцовской городской администрации в пределах компетенции Общего отдела;

3.9.   Регистрация, учет, рассылка, внесение изменений в документы администрации постоянного срока хранения: постановлений, распоряжений, разрешений на строительство, разрешений на ввод объектов в эксплуатацию, разрешений на установку рекламных конструкций, решений коллегии. Комплектование и отправка указанных документов в прокуратуру г. Клинцы и  отдел юстиции правительства Брянской области;

3.10.   Контроль своевременного прохождения и ознакомления исполнителей с документами. Прием и отправка почтовой корреспонденции в соответствии с Инструкцией по делопроизводству;

3.11.  Организация и техническое обеспечение  работы  приемной  Главы администрации  и  приемной  первого заместителя Главы администрации и заместителя Главы администрации  по вопросам ЖКХ, энергетики и строительству. Прием и передача телефонограмм,  факсограмм;

3.12.  Подготовка проектов постановлений и распоряжений Клинцовской городской администрации по вопросам, входящим в компетенцию Общего отдела, управляющего делами.

3.13. Разработка номенклатуры дел Общего отдела, обеспечение  хранения  дел  и  оперативного использования  документов.

3.14. Осуществление контроля, за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями администрации документов, подлежащих сдаче в архив;

        3.15. Оказание практической помощи в организации работы с документами в структурных подразделениях администрации;

3.16.  Оформление подписки на газеты и журналы для  администрации, контроль своевременной доставки.

3.17. Разработка Реестра Регламентов муниципальных услуг городского округа «город Клинцы Брянской области»;

3.18. Разработка Реестра нормативно – правовых актов принятых  Клинцовской  городской  администрацией.

4. Организация деятельности  Общего Отдела

        4.1.  Руководство деятельностью отдела осуществляет – управляющий делами администрации, начальник  Общего отдела, который  назначается  и освобождается от замещаемой должности Главой администрации  в соответствии с законодательством о муниципальной службе и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций.

       4.2. В соответствии со структурой Клинцовской городской администрации  Управляющий делами администрации, начальник Общего отдела подчиняется Главе Клинцовской городской администрации.

      4.3.  Работники отдела назначаются на должность и освобождаются от занимаемой должности распоряжением Главы администрации в порядке, установленном  законодательством. 

      4.4. Управляющий делами администрации, начальник  Общего отдела:

- представляет отдел по вопросам, входящим в его компетенцию, по поручению главы Клинцовской городской администрации;

- распределяет должностные обязанности между работниками отдела, обеспечивает подготовку должностных инструкций по должностям, предусмотренным штатным расписанием Общего отдела и представляет их для утверждения в установленном порядке;

- проводит  совещания с работниками отдела, заседания комиссий и другие мероприятия для всех заинтересованных лиц по вопросам, связанным с выполнением возложенных на Общий отдел функций;

- дает поручения и задания в пределах компетенции Общего отдела обязательные для исполнения работниками отдела, в том числе по рассмотрению писем и обращений граждан и юридических лиц;

- подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции, решает иные вопросы, отнесенные к полномочиям отдела;

 - осуществляет контроль, за соблюдением работниками отдела трудовой дисциплины;

 - вносит Главе администрации в установленном порядке предложения:  по численности работников отдела; замещению вакантных должностей отдела; переподготовке, повышению квалификации работников отдела; поощрению, присвоению почетных званий и награждению государственными  наградами  Российской Федерации, привлечению работников отдела к дисциплинарной ответственности;

      4.5. В период временного отсутствия Управляющего делами администрации начальника Общего отдела его обязанности исполняет лицо, уполномоченное в установленном порядке.

      4.6. При осуществлении своих задач и функций отдел взаимодействует со структурными подразделениями и отраслевыми (функциональными) органами Клинцовской городской администрации, органами местного самоуправления, федеральными и региональными органами государственной власти, законодательными (представительными) и правоохранительными органами, органами надзора и контроля, другими организациями.

      4.7. Документы, направляемые в органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации должны быть подписаны Главой Клинцовской городской администрации (или лицом, исполняющим его обязанности) или первым заместителем главы Клинцовской городской администрации.

5. Ответственность

      5.1. Сотрудники отдела несут персональную ответственность:

- за  выполнение  возложенных  на  них  должностных обязанностей;

- за совершение дисциплинарного проступка, нарушение правил внутреннего трудового распорядка, неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудником по его вине возложенных на него обязанностей, несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

- за разглашение сведений служебного характера, а также за разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.